PEPPOL in België en Nederland: alles wat je moet weten als zelfstandige of kleine onderneming
Wat is PEPPOL?
PEPPOL is het officiële Europese netwerk voor elektronische facturen. De naam staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. In de praktijk betekent het simpelweg dit: facturen stuur je niet langer als PDF per e-mail, maar als een digitaal bericht dat automatisch aankomt bij je klant of leverancier.
Dat klinkt technisch, maar het is net het tegenovergestelde. Met de juiste software merk je er bijna niets van. Je maakt je factuur zoals altijd, en op de achtergrond wordt alles automatisch verstuurd via het PEPPOL-netwerk.
Is PEPPOL verplicht in België?
Ja. Vanaf 1 januari 2026 is elektronisch factureren via PEPPOL verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dat wil zeggen: stuur je een factuur aan een ander bedrijf of zelfstandige in België? Dan moet die factuur digitaal zijn, via PEPPOL of een gelijkwaardig erkend systeem.
Is PEPPOL verplicht voor kleine zelfstandigen?
Ja, ook voor kleine zelfstandigen, eenmanszaken en vrije beroepen geldt de verplichting. De grootte van je onderneming maakt geen verschil. Zodra je als Belgische onderneming aan een ander bedrijf factureert, val je onder de regelgeving — ook als je btw-vrijgesteld bent.
Wanneer ben je NIET verplicht?
Factureer je uitsluitend aan particulieren (B2C)? Dan geldt de PEPPOL-verplichting niet voor het versturen van facturen. Maar opgelet: je kunt als ondernemer wél PEPPOL-facturen ontvangen van leveranciers, ook als je zelf alleen aan consumenten verkoopt. Daarvoor heeft PepCerto een aparte oplossing (zie hieronder).
Is PEPPOL verplicht in Nederland?
Nederland loopt iets achter op België. Facturen naar de overheid (gemeenten, ministeries, Rijksdiensten) moeten in Nederland al verplicht via PEPPOL. Voor B2B-facturatie tussen bedrijven onderling wordt een wettelijke verplichting verwacht in 2027.
Wie nu al start, vermijdt een last-minute overgang en is meteen klaar voor de verplichte fase.
Wat als je alleen aan consumenten verkoopt maar toch PEPPOL-facturen ontvangt?
Dit is een situatie die veel kleine ondernemers verrast. Je bent kapper, aannemer, webdesigner of horecazaak en je klanten zijn particulieren. Je denkt dat PEPPOL je niet aangaat.
Maar je leveranciers, groothandels of dienstverleners sturen jou misschien wél al PEPPOL-facturen. Om die facturen correct te ontvangen en te verwerken, heb je een PEPPOL-adres nodig.
PepCerto heeft hiervoor een instapabonnement waarmee je uitsluitend PEPPOL-facturen kunt ontvangen, zonder dat je zelf PEPPOL-facturen hoeft te versturen. Zo ben je compliant aan de ontvangstkant, zonder onnodig te betalen voor functies die je niet gebruikt.
Hoe werkt PEPPOL in de praktijk?
Stap 1: je krijgt een PEPPOL-ID
Je PEPPOL-ID is je uniek adres op het PEPPOL-netwerk, vergelijkbaar met een e-mailadres maar dan voor facturen. In België is dit gekoppeld aan je KBO-nummer. In Nederland aan je KVK-nummer. PepCerto registreert dit automatisch bij het aanmaken van je account.
Stap 2: je maakt een factuur
Je maakt je factuur gewoon in PepCerto, zoals je dat altijd deed. Klantgegevens invullen, diensten of producten toevoegen, bedrag controleren. Onze AI helpt je daarbij en vult veel automatisch aan.
Stap 3: PepCerto verstuurt via PEPPOL
Op de achtergrond zet PepCerto je factuur om naar het correcte digitale formaat (UBL) en verstuurt die via het officiële PEPPOL-netwerk naar je klant. Jij hoeft daar niets voor te doen.
Wat als mijn klant geen PEPPOL heeft?
Geen probleem. Je exporteert de factuur gewoon als PDF en stuurt die per e-mail. PepCerto biedt altijd beide opties: PEPPOL-verzending voor klanten die op het netwerk zitten, en PDF voor wie dat nog niet heeft.
Wat is UBL en heb ik daar iets mee te maken?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is het bestandsformaat dat PEPPOL gebruikt voor facturen: een gestructureerd XML-bestand dat alle factuurgegevens bevat op een manier die computers automatisch kunnen lezen en verwerken.
Als gebruiker van PepCerto heb je daar zelf niets mee te maken. Wij genereren automatisch correcte UBL-bestanden op basis van wat jij invult. Je boekhouder kan ze opvragen als die dat nodig heeft.
PEPPOL software voor kleine ondernemingen en zelfstandigen
De meeste PEPPOL-software op de markt is gebouwd voor grote bedrijven. Complexe interfaces, hoge prijzen, uitgebreide onboarding en integraties die je nooit zal gebruiken.
PepCerto is anders. We bouwen voor zelfstandigen, eenmanszaken, kleine kmo's en hun boekhouders. Geen overbodige functies, geen ingewikkelde configuratie, geen consultant nodig.
Wat je krijgt met PepCerto
- Facturen maken in seconden. Typ wat je wilt factureren en onze AI vult de rest aan. Klantgegevens, btw-tarieven, betalingstermijnen worden automatisch ingevuld.
- PDF uploaden en omzetten. Heb je een bestaande PDF-factuur? Upload hem in PepCerto en we converteren hem automatisch naar een correcte PEPPOL-factuur. Zo hoef je nooit twee keer hetzelfde in te geven.
- PEPPOL versturen en ontvangen. Alle uitgaande facturen worden via PEPPOL verstuurd naar klanten die op het netwerk zitten. Inkomende PEPPOL-facturen van leveranciers komen automatisch in jouw PepCerto-inbox.
- Offerte naar factuur. Maak een offerte, stuur die naar je klant, en zet hem met één klik om naar een factuur zodra hij geaccepteerd is.
- Gratis toegang voor je boekhouder. Nodig je boekhouder uit. Ze kunnen alle facturen inzien, downloaden als PDF of UBL, en exporteren voor hun eigen boekhoudpakket. Zonder extra kosten.
- Facturen exporteren als PDF. Heb je geen PEPPOL-account nodig voor een specifieke klant? Exporteer de factuur als professionele PDF en verstuur die per e-mail.
Hoeveel kost PEPPOL?
PEPPOL zelf is gratis. Het netwerk is openbaar en je hoeft daar niets voor te betalen. Wat je wel nodig hebt is software die jou verbindt met dat netwerk.
PepCerto start vanaf 9,99 euro per maand bij jaarfacturatie. Daarin zit alles inbegrepen: PEPPOL-aansluiting, facturatiesoftware, AI-functies, boekhouder-toegang en PDF-export.
Er is geen setupkost, geen minimumcontract en geen verborgen kosten. Je kunt op elk moment stoppen.
Wat is een PEPPOL Access Point?
Om facturen op het PEPPOL-netwerk te versturen en ontvangen heb je een zogenaamd Access Point nodig. Dat is een gecertificeerde tussenschakel die jouw facturen valideert en doorstuurt via de officiële PEPPOL-infrastructuur.
PepCerto is aangesloten op gecertificeerde PEPPOL-infrastructuur en fungeert als jouw toegangspunt tot het netwerk. Je hebt zelf geen technische kennis of certificering nodig. Wij regelen alles op de achtergrond.
Veelgestelde vragen over PEPPOL
Moet ik als zelfstandige verplicht PEPPOL gebruiken?
Ja, als je factureert aan andere bedrijven in België. De verplichting geldt ongeacht je omzet, grootte of btw-regime — ook als je btw-vrijgesteld bent.
Ik werk alleen met particulieren. Moet ik toch PEPPOL?
Voor het versturen van facturen aan particulieren is PEPPOL niet verplicht. Maar je kunt wel PEPPOL-facturen ontvangen van leveranciers. PepCerto heeft een instapabonnement speciaal voor ondernemers die alleen PEPPOL willen ontvangen.
Wat heb ik nodig om te starten met PEPPOL?
Alleen je KBO-nummer (België) of KVK-nummer (Nederland). PepCerto registreert je PEPPOL-ID automatisch en je bent klaar om facturen te versturen en ontvangen.
Kan ik mijn bestaande facturen blijven gebruiken?
Je kunt bestaande PDF-facturen uploaden in PepCerto. Wij lezen de gegevens uit en zetten ze om naar een correcte PEPPOL-factuur. Zo hoef je niet opnieuw te beginnen.
Werkt PepCerto ook voor facturatie naar Nederland?
Ja. PepCerto ondersteunt facturatie naar bedrijven in België, Nederland en alle andere Europese landen die aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk.
Wat als mijn klant geen PEPPOL-adres heeft?
Dan stuur je de factuur als PDF. PepCerto laat je altijd kiezen: via PEPPOL als dat beschikbaar is, of als PDF via e-mail als dat niet het geval is.
Is PEPPOL ook verplicht voor vzw's en non-profitorganisaties?
Als een vzw btw-plichtige activiteiten uitoefent en factureert aan andere btw-plichtigen, valt ze in principe onder dezelfde regels. Twijfel je? Vraag het aan je boekhouder.
Wat is het verschil tussen PEPPOL en e-invoicing?
E-invoicing is de brede term voor elektronisch factureren. PEPPOL is het specifieke netwerk en de standaard die in België en Nederland gebruikt wordt voor e-invoicing. In de praktijk worden de twee begrippen door elkaar gebruikt.
Hoe snel ben ik klaar met registreren bij PepCerto?
Gemiddeld vijf minuten. Account aanmaken, KBO of KVK invullen, PEPPOL-ID activeren, eerste factuur versturen.
Hoeveel kost PEPPOL?
PEPPOL zelf is gratis. Je hebt wel software nodig die je verbindt met het netwerk. PepCerto start vanaf 9,99 euro per maand bij jaarfacturatie, alles inbegrepen.
Klaar om te starten?
PEPPOL is verplicht. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. PepCerto is de eenvoudigste manier om vandaag compliant te worden, of je nu zelfstandige bent, een kleine onderneming runt of een boekhoudkantoor hebt dat klanten wil begeleiden.
Start vandaag. Geen technische kennis nodig. Klaar in vijf minuten.