1. Definities
- "Dienst": de webapplicatie PepCerto, de software en de daarmee samenhangende diensten.
- "Gebruiker", "U": de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt en de Dienst gebruikt.
- "Wij", "Ons": PepCerto, een onderneming gevestigd in België.
- "Access Point": de gecertificeerde externe Peppol Access Point-aanbieder die wij gebruiken om uw facturen naar het Peppol-netwerk te sturen.
- "Inhoud": alle gegevens die u in de Dienst invoert, waaronder factuurgegevens, klantinformatie en financiële gegevens.
2. Beschrijving van de Dienst
De Dienst biedt u een hulpmiddel om facturen op te maken en via ons gekozen externe Access Point naar het Peppol-netwerk voor e-facturering te verzenden. Onze rol is beperkt tot het aanbieden van de software-interface voor het opmaken van facturen en het doorgeven van het gegenereerde document aan het Access Point.
3. Gebruikersaccounts en verantwoordelijkheden
- Accountbeveiliging: u bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van uw wachtwoord en voor alle handelingen onder uw account.
- Juistheid van gegevens: U draagt de volledige en exclusieve verantwoordelijkheid voor de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van alle Inhoud die u aanmaakt. Dit omvat onder meer correcte ontvangergegevens, btw-berekeningen, wettelijke vermeldingen, rekeningnummers en verschuldigde bedragen.
- Geen financieel advies: wij zijn softwareleverancier, geen accountants- of advocatenkantoor. De Dienst vervangt geen professioneel financieel of fiscaal advies. U blijft zelf verantwoordelijk voor uw naleving van fiscale en wettelijke verplichtingen.
- Toegestaan gebruik: u gebruikt de Dienst niet voor onrechtmatige of niet-toegestane doeleinden.
4. Gegevensbescherming en privacy (AVG)
Deze paragraaf is van belang voor onze werking in Europa.
- Rollen: voor de verwerking van persoonsgegevens van uw klanten in de facturen die u opmaakt, bent u de "verwerkingsverantwoordelijke" en zijn wij de "verwerker". U garandeert dat u over een rechtmatige grondslag beschikt voor de verwerking van de persoonsgegevens die u invoert.
- Onze verwerking: wij verwerken uw Inhoud enkel om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en zoals door u geïnstrueerd. Wij raadplegen uw Inhoud niet voor andere doeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
- Gegevens die wij verzamelen: registratiegegevens van het account (naam, e-mail) en gegevens die nodig zijn voor de werking van de Dienst.
- Onderverwerkers: u erkent dat wij externe onderverwerkers gebruiken. Onze voornaamste onderverwerker is het Access Point, waaraan factuurgegevens moeten worden doorgegeven voor levering. Een overzicht van belangrijke onderverwerkers staat in ons privacybeleid.
- Opslag: uw gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
5. Diensten van derden: Peppol Access Point
- Het verzenden van facturen steunt op onze externe Access Point-aanbieder.
- Wij hebben geen zeggenschap over en zijn niet aansprakelijk voor de beschikbaarheid, prestaties of storingen van het Access Point of van het Peppol-netwerk zelf.
- Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het met succes doorgeven van uw gegenereerde factuurgegevens aan het Access Point. Wij garanderen geen aflevering via het Peppol-netwerk tot de eindontvanger, aangezien dit buiten onze controle valt.
6. Vergoedingen en betaling
- De Dienst wordt in abonnementsvorm gefactureerd zoals beschreven op onze prijspagina.
- Vergoedingen zijn vooraf verschuldigd en niet-restitueerbaar.
- Wij kunnen onze tarieven wijzigen met minstens 30 dagen voorafgaande kennisgeving.
7. Beperking van aansprakelijkheid
De Dienst wordt aangeboden "zoals ze is" en "zoals beschikbaar".
Voor zover de wet dit toelaat, is PepCerto niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere, gevolgschade of strafrechtelijke schadevergoedingen, waaronder onder meer:
- Verlies van winst, gegevens of goodwill.
- Fouten, onjuistheden of weglatingen in uw factuur-Inhoud.
- Storingen, vertragingen of onderbrekingen van het Peppol-netwerk of het Access Point.
- Schade ten gevolge van uw niet-naleving van fiscale of wettelijke verplichtingen.
Onze totale aansprakelijkheid in verband met deze Voorwaarden is beperkt tot het hoogste van (a) €100 of (b) het totaal van de vergoedingen die u ons in de twaalf maanden voorafgaand aan het feit dat aanleiding gaf tot de vordering, heeft betaald.
8. Vrijwaring
U vrijwaart PepCerto en haar medewerkers van alle vorderingen, schade, aansprakelijkheden en kosten die voortvloeien uit uw gebruik van de Dienst, uw schending van deze Voorwaarden, of uw inbreuk op de wet of op rechten van derden.
9. Duur en beëindiging
- Deze Voorwaarden gelden tot uw abonnement wordt beëindigd door u of door ons.
- Wij kunnen uw account te allen tijde opschorten of beëindigen, onder meer bij schending van deze Voorwaarden.
- Na beëindiging exporteert u zelf de Inhoud die u wenst te behouden.
- Vrijwillige opzegging: als u uw account opzegt, heeft u een periode van 30 dagen waarin u uitsluitend kunt inloggen om uw gegevens te exporteren (facturen, klanten en gerelateerde inhoud). Daarna worden uw account en de bijbehorende gegevens verwijderd overeenkomstig ons bewaarbeleid. Opzegging is definitief; een bevestigde opzegging kan niet ongedaan worden gemaakt. Uw PEPPOL-identificatie wordt na afloop van die periode eveneens gedeactiveerd; de deactivatie gebeurt via ons beheer.
10. Offertes en online akkoord
PepCerto kan u helpen om een offerte per e-mail te sturen en om uw klant een eenvoudige online keuze te laten maken (akkoord of niet akkoord). Dat is een praktisch hulpmiddel om afspraken vast te leggen.
- Geen partij bij uw contract: PepCerto is geen partij bij de overeenkomst tussen u en uw klant.
- Geen juridisch advies: wij garanderen niet dat deze manier van akkoord in elke situatie of sector volstaat. U blijft zelf verantwoordelijk om te beoordelen of dit past bij uw zaak en om professioneel advies in te winnen waar nodig.
- Dubbele bevestiging: wanneer uw klant online akkoord geeft, moet u het in uw PepCerto-account nog zelf bevestigen voordat u de offerte omzet naar een factuur.
11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
Op deze Voorwaarden is het Belgische recht van toepassing. Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, België.
12. Wijzigingen van de Voorwaarden
Wij kunnen deze Voorwaarden wijzigen. Wij geven minstens 30 dagen vooraf kennis van wezenlijke wijzigingen. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum van de nieuwe Voorwaarden betekent dat u de wijzigingen aanvaardt.
13. Contact
Vragen over deze Voorwaarden? Neem contact met ons op via support@pepcerto.com.