BTW verlegd: wanneer moet je de medecontractantregeling toepassen?

Als aannemer, elektricien, dakwerker of loodgieter heb je vast al van de medecontractantregeling gehoord. Maar wanneer pas je die precies toe? En wat veranderde er in 2023? In dit artikel leggen we het stap voor stap uit, zonder juridisch jargon.

Wat is de medecontractantregeling?

Het is een bijzondere vorm van BTW-verlegging. Normaal reken je BTW aan op je factuur en stort die aan de fiscus. Bij medecontractant draait het om: je klant (de medecontractant) is verantwoordelijk voor de BTW in zijn eigen aangifte, niet jij als leverancier.

Op de factuur staat het BTW-bedrag op €0. Je klant verwerkt de BTW daarna in zijn periodieke aangifte, als hij aan de voorwaarden voldoet.

Wettelijke basis: KB nr. 1, artikel 20 van het btw-wetboek.

Twee voorwaarden: allebei nodig

Voorwaarde 1: het gaat om werken in onroerende staat. Denk aan bouwen, verbouwen, dakwerken, schilderen, vloeren, elektriciteit en loodgieterij vast aan het gebouw, tuinaanleg die vast op het perceel zit, en vaste uitrustingen.

Losse diensten zoals consultancy, IT, transport of verhuur zonder werken in onroerende staat vallen er niet onder.

Voorwaarde 2: je klant is een Belgische btw-plichtige die periodieke btw-aangiften indient (maand of kwartaal), gevestigd in België of met een erkende aansprakelijke vertegenwoordiger.

Wanneer pas je het niet toe?

In deze situaties factureer je gewoon met btw.

Wat moet er op de factuur staan?

Vanaf 1 januari 2023 is alleen de vermelding “btw verlegd” niet meer voldoende. Je moet de volledige wettelijke alinea toevoegen over de verlegging van heffing, de termijn van één maand voor schriftelijke betwisting, periodieke aangiften en aansprakelijkheid als de voorwaarde niet vervuld is.

In PepCerto kies je bij de factuur de btw-regeling “Medecontractant”. Het systeem zet het btw-bedrag op €0, voegt de tekst conform 2023 toe en gebruikt de juiste codes voor digitale facturatie (PEPPOL/UBL).

Concrete voorbeelden

Wel van toepassing: een elektricien factureert aan een hoofdaannemer voor installatiewerk op een nieuwbouwproject. Beiden doen periodieke aangiften. Regeling toepassen, €0 btw op de factuur.

Niet van toepassing: een dakwerker factureert aan een particulier. Geen btw-plichtige klant. Gewone factuur met btw.

Niet van toepassing: een vrijgestelde kapper met btw-nummer maar zonder periodieke aangifte. Gewone factuur met btw.

Niet van toepassing: je levert enkel materiaal zonder plaatsing als werk in onroerende staat. Gewone factuur met btw.

Hoe boek je dit in de btw-aangifte?

Als leverancier (jij factureert): rooster 45 voor het bedrag exclusief btw van de werken, en geen btw op de factuur.

Als medecontractant (jij ontvangt de factuur): rooster 87 exclusief btw, rooster 56 voor verschuldigde btw (vaak 21%), rooster 59 voor aftrekbare btw als je recht op aftrek hebt. Vaak heffen 56 en 59 elkaar op, maar je moet het correct aangeven.

Wat als je het verkeerd toepast?

De fiscus kijkt hier streng naar. Als leverancier: ten onrechte btw aanrekenen kan aftrek bij de klant blokkeren; ontbrekende verplichte vermelding kan boetes geven; medecontractant op een niet-bevoegde klant kan jou aansprakelijk maken voor de btw.

Als klant: niet aangeven leidt tot naheffing, interest (bijvoorbeeld 7% per jaar) en geldboeten (vaak 10% tot 40%). Sinds 2023 draagt de klant meer verantwoordelijkheid als hij de regeling laat toe passen terwijl hij niet bevoegd is.

Checklist voor je de factuur verstuurt

Mijn klant heeft een geldig Belgisch btw-nummer.

Mijn klant dient periodieke btw-aangiften in.

De prestaties zijn werken in onroerende staat.

Het btw-bedrag op de factuur is €0.

De volledige wettelijke vermelding (versie 2023) staat op de factuur.

Ik boek rooster 45 in mijn verkoopaangifte.

PepCerto helpt automatisch

Kies bij het aanmaken van je factuur de optie “Medecontractant”. PepCerto zet btw op €0, voegt de verplichte tekst toe, past de juiste PEPPOL-codes toe en sluit aan bij de Belgische logica voor je aangifte, inclusief rooster 45 bij verkoop.

Twijfel je over een grensgeval? Overleg met je boekhouder.

Bronnen: KB nr. 1, art. 20 WBTW; KB van 28 oktober 2022; FOD Financiën; beslissing E.T. 122.360.