Klantenlisting 2026: alles wat je moet weten en hoe je exporteert vanuit PepCerto

Als Belgische btw-plichtige ondernemer ben je verplicht jaarlijks een overzicht van je zakelijke klanten in te dienen bij de belastingdienst. Dat overzicht heet de klantenlisting, ook wel de btw-listing of jaarlijkse klantenlisting. PepCerto berekent dit overzicht automatisch op basis van je facturen en exporteert het in het formaat dat Intervat verwacht.

Wat is de klantenlisting?

De klantenlisting is een jaarlijkse opgave die je als btw-plichtige Belgische ondernemer bezorgt aan de FOD Financiën via het Intervat-platform. Ze bevat een lijst van al je Belgische btw-plichtige klanten aan wie je dat jaar minstens 250 euro excl. btw hebt gefactureerd.

Per klant geef je het btw-nummer, het totale factuurbedrag exclusief btw en de totale btw op over het volledige jaar. Zo kan de belastingdienst kruislings controleren of de btw correct werd aangegeven aan beide kanten.

Wie moet een klantenlisting indienen?

Elke Belgische btw-plichtige ondernemer is verplicht een klantenlisting in te dienen. Dat geldt voor zelfstandigen, eenmanszaken en vennootschappen. Er is geen uitzondering op basis van omzet: ook als je omzet laag is, val je onder de verplichting zodra je btw-plichtig bent.

Je neemt alleen Belgische btw-plichtige klanten op in je listing waarvoor het totale jaarbedrag minstens 250 euro excl. btw bedraagt. Particulieren, buitenlandse klanten zonder Belgisch btw-nummer en klanten onder die drempel laat je weg.

Deadline en de nihilaangifte van 2026

De klantenlisting voor het vorige jaar moet ingediend zijn voor 31 maart. De listing voor het activiteitsjaar 2025 dien je dus in voor 31 maart 2026.

Nieuw in 2026 is de nihilaangifte. Had je geen enkele Belgische btw-plichtige zakelijke klant boven de drempel van 250 euro? Dan moet je toch een lege listing indienen. Een nulmelding overslaan is niet meer toegestaan. PepCerto geeft aan of je listing gegevens bevat of leeg is, zodat je altijd het juiste bestand aanlevert.

Wat staat er precies in de klantenlisting?

Het bestand bevat je eigen btw-nummer en naam, het belastingjaar waarop de opgave betrekking heeft, en voor elke klant het Belgische btw-nummer, het totale factuurbedrag excl. btw en het totale btw-bedrag over het volledige jaar.

Facturen waarbij de btw werd verlegd naar de medecontractant tellen ook mee in de listing. PepCerto houdt bij het samenstellen van de export rekening met de Belgische btw-regels zodat de gegevens kloppen.

Klantenlisting exporteren vanuit PepCerto

Ga in PepCerto naar Exporteer en kies Klantenlisting. Selecteer het belastingjaar waarvoor je de opgave wil indienen. PepCerto berekent automatisch per klant het totale gefactureerde bedrag en de btw op basis van de facturen die je via het platform hebt verstuurd.

Je downloadt het bestand en uploadt het zelf in Intervat. Zo houd je zelf de controle en kun je het bestand nog nakijken voor je indient. Zowel het XML-formaat als het Excel-formaat zijn beschikbaar.

XML of Excel uploaden in Intervat

Intervat aanvaardt zowel een XML-bestand als een Excel-bestand voor de klantenlisting. Het XML-formaat is het officiële Intervat-formaat en wordt onmiddellijk gevalideerd bij het uploaden. Het Excel-formaat is handig als je de gegevens nog wil doorlopen of manueel aanpassen voor het indienen.

PepCerto genereert beide formaten volledig conform de Intervat-specificaties, zodat je na het exporteren geen aanpassingen meer hoeft te doen.

Stap voor stap: van PepCerto naar ingediend in Intervat

Download je klantenlisting als XML of Excel via het exportmenu in PepCerto. Ga naar het Intervat-platform van de FOD Financiën en log in met je eID of itsme. Kies Klantenlisting indienen en selecteer het gedownloade bestand.

Intervat toont een overzicht van de geïmporteerde gegevens zodat je alles kunt controleren voor je definitief indient. Bevestig de indiening en bewaar je ontvangstbevestiging.